Maarten Monster

Medewerker marketing & kwaliteit

In het grofweg twee straten tellende dorp Goudriaan vinden we Timmerfabriek Gebrs Bos B.V. Tussen de houtsnippers, ijverige timmerlieden en de heerlijke geur van versgezaagd hout spreken we met Erna van der Meijden, controller, en Johan de Jong, Exact Online specialist bij Florys. Johan zet zich inmiddels enkele maanden in voor de houtbewerker, die zich hofleverancier mag noemen. 

Op eigen houtje

Wie in 1904 door Goudriaan was gereden, had de oorsprong van de timmerfabriek mee kunnen maken. Een bestaande timmermanswerkplaats gaat dan onder de hamer. De grondlegger en overgrootvader van de vierde generatie Bos die nu aan het roer staat, koopt de fabriek op en begint zijn eigen bedrijf. In de ruime eeuw dat het bedrijf bestaat groeide het uit tot wat het nu is: allround producent en leverancier van de meest uiteenlopende exclusieve timmerwerken. In 2004 wordt het harde werk beloond met de titel hofleverancier. 

Exclusief timmerwerk

Waar de timmerfabriek zich mee bezig houdt? Dat loopt uiteen van het kleinste wc-raampje tot de grootste projecten, met name specialistisch timmerwerk. Erna: “Het kan ons niet ingewikkeld genoeg zijn. Wat de klant vraagt leveren wij, zo simpel is het. We hebben nu bijvoorbeeld trappen staan, die we renoveren, maar we leveren net zo goed 3 kozijnen af aan een particulier. We leveren stiekem wel het liefst exclusief werk, zoals bijzondere houtsoorten, afwijkende afmetingen en houtzwaarten of uitzonderlijke vormgeving. We verzorgen het hele traject van inmeten en ontwerpen tot produceren en plaatsen. In 2012 leverden we bijvoorbeeld al het houtwerk voor een gigantisch huizencomplex van een Russische miljardair in Moskou. Maar ook toen daar dit jaar 2 ruiten moesten worden vervangen, werden wij door hen weer ingevlogen. Dat zegt denk ik genoeg.”

Het bos niet meer zien

De uiteenlopende projecten en klanten van Gebrs. Bos vragen om een goed verzorgde administratie. Mede naar aanleiding van het vertrek van een controller met een 40-jarig dienstverband, was het tijd om de projectadministratie goed onder de loep te nemen. Erna: “We werkten heel veel op papier en met allerlei losse lijstjes en overzichten. Het was erg bewerkelijk. Bovendien was het moeilijk om per project een helder overzicht te houden. We zagen door de bomen het bos niet meer. Onze basisbehoefte was het inzichtelijk krijgen van projecten. Als we nu bijvoorbeeld hout bestellen voor een project dat over 4 maanden start, dan wil ik dat eigenlijk kunnen zien bij dat project.” Erna had ideeën om daarvoor hun boekhoudpakket Exact Online anders in te richten. Echter bleek weer eens dat niet alle hout timmerhout is: “Ik nodigde drie partijen uit, maar ze konden me eigenlijk alleen maar vertellen wat er allemaal niet kon. Dat snijdt natuurlijk geen hout. Ik was op zoek naar mensen die juist naar mogelijkheden keken.”

Spijkers met koppen

Johan de Jong zag de vraag van de Goudriaanse onderneming wel zitten. “Ik zag dat met wat kleine omweggetjes de wens gewoon ingewilligd kon worden. Het vroeg om een iets andere inrichting van het proces.” De start van de samenwerking met Florys was een feit. “De insteek was dat ik hier in 5 dagen Exact Online op de rit zou helpen, uiteindelijk sloegen we snel spijkers met koppen en liep het zo goed dat we gelijk de hele projectadministratie hebben aangepakt. Nu kunnen niet alleen alle facturen, maar ook bijvoorbeeld de uren en zelfs bestellingen waarvan nog geen factuur binnen is op projectniveau inzichtelijk worden gemaakt. Zo is altijd inzichtelijk waarop moet worden bijgestuurd. We hadden allebei niet gedacht dat we in zo’n korte tijd zoveel konden bereiken.” 

Ordners

De directie van de timmerfabriek hamert erop dat alles digitaal wordt geadministreerd. Erna legt uit: “De cultuur was dat alles op papier gebeurde. In dit kantoor was elke plank gevuld met ordners. Door die papieren massa snap je er soms geen hout meer van. Mijn streven is dat voor de zomer geen ordner meer in dit kantoor is.” Johan grapt: “de printer staat al naast het raam, dus die gooien we er zo uit. Zonder gekheid, als iemand van ons vanavond om 20.00 uur bedenkt wat hij of zij wil inzien, dan kan dat gewoon. We zijn daarom niet meer afhankelijk van een kast met ordners of een persoon. 

Logisch gevolg

De samenwerking met Florys verliep zo prettig dat van het één het ander kwam. Johan: “Bij een goede projectadministratie hoort een goede financiële administratie met goed inzicht in de vrije ruimte in de WKR, de brutomarge et cetera.” Erna waardeert daarbij vooral het meedenken en de proactieve adviezen. “Florys staat echt naast en achter ons. Bijna vanzelfsprekend rees de vraag of het mogelijk is om ook het opstellen van de jaarrekeningen en de fiscale aangiften bij Florys onder te brengen. Hierdoor is Florys nu betrokken bij het hele financiële proces van administratie en rapportage tot aan advisering en sparringpartner.” Johan vult aan... “en daar zijn we best een beetje trots op.”

Consequent naar het einddoel

Johan draagt straks de projectadministratie met een gerust hart aan Erna over. “Doordat wij samen alles hebben ingericht weet Erna zelf heel veel.” Erna bevestigt dit: “Doordat processen transparant en consistent zijn ingericht, weet ik altijd zeker dat alles klopt. Dat geeft rust en ruimte om naar andere zaken te kijken. Dat vind ik ook echt een kracht van Florys. Ze focussen niet alleen op kille cijfers, maar vooral ook op het proces. De manier waarop dat gebeurt ervaar ik als erg prettig. Voor ons is Johan echt uit het goede hout gesneden. Het veranderen van een proces kan als bedreiging overkomen wanneer je er spijkerhard in gaat, maar Johan stuurt het traject rustig maar consequent naar ons einddoel toe. Als je ziet hoe goed alles werkt, dan groeit het enthousiasme vanzelf.”