Douwe de Haan

Arbeidsjurist

Het burgerservicenummer (BSN) van werknemers en de verklaring loonheffingen mogen niet (meer) opgenomen worden in de arbeidsovereenkomst. In deze blog leggen we de achtergronden hiervan uit en informeren we je over alternatieven.

BSN vastleggen

Als werkgever heb je de plicht om het BSN van je werknemers vast te leggen in je (salaris)administratie. Veel werkgevers kozen ervoor om het BSN op te nemen in de arbeidsovereenkomst. Dat had een praktisch voordeel: daarmee heb je aan het begin van het dienstverband een document waarin (bijna) alle persoonlijke gegevens van de werknemer staan.

Verklaring loonheffingen

Voordat een nieuwe werknemer voor je aan de slag gaat, moet je vastleggen of je de loonheffingskorting wel of niet mag toepassen. De manier waarop je de keuze vastlegt is vormvrij. Vanuit praktische overwegingen is er vaak voor gekozen om de keuze van de werknemer vast te leggen in de arbeidsovereenkomst.

Het voorgaande mag niet meer

De werkwijze die ik hiervoor beschreef is niet meer toegestaan. Dat komt, kort gezegd, door het feit dat er voor het vastleggen van het BSN en de verklaring loonheffingen enerzijds en de arbeidsovereenkomst anderzijds verschillende regels gelden omtrent de bewaartermijnen. Voor het BSN komt daar nog bij dat het een persoonsgegeven betreft. Daarvoor geldt dat het zo beperkt mogelijk verwerkt mag worden.

Alternatieve werkwijzen

We vertellen je natuurlijk niet alleen wat niet meer kan: we lichten ook toe welke mogelijkheden er wel zijn.

Wat het vastleggen van het BSN betreft geldt (dus) de regel dat het niet meer opgenomen mag worden in de arbeidsovereenkomst. Het BSN kun je (sterker nog: moet je) vastleggen in je salarisadministratiepakket. (Voor de volledigheid: je mag het BSN niet gebruiken als personeelsnummer.)

Voor het vastleggen van de keuze van de werknemer ten aanzien van de loonheffingen kun je bijvoorbeeld gebruik maken van het formulier dat de Belastingdienst daarvoor heeft opgesteld. Dit formulier kun je hier vinden. Nog steeds geldt dat de keuze van de werknemer vormvrij vastgelegd kan worden. Dat betekent dat je ook zelf een document kunt opstellen waarin de keuze van de werknemer wordt vastgelegd. In veel gevallen kan dat document met behulp van je salarisadministratiepakket vooraf worden ingevuld, waardoor het vastleggen je alsnog weinig extra tijd kost.

Heb je vragen naar aanleiding van het bovenstaande, of ben je benieuwd op welke manier wij je kunnen ondersteunen, dan kun je contact met ons opnemen via douwe@florys.nl of 0184 - 208 208.