Leendert Izelaar
Arbeidsjurist
Vanaf het moment dat een werknemer als ‘groentje’ binnenkomt in een onderneming, tot het moment dat hij de organisatie verlaat gebeurt er veel. Er worden afspraken gemaakt, evaluaties gehouden, wijzigingen doorgevoerd, enzovoorts. Een werkgever die zijn zaken arbeidsrechtelijk op orde heeft legt dit allemaal vast in een actueel en volledig personeelsdossier. Maar waaruit bestaat zo’n dossier eigenlijk? In deze blog slaan we een doorsnee personeelsdossier voor u open.
Inhoud personeelsdossier
Een volledig personeelsdossier wordt geopend bij een sollicitatie en wordt gedurende het dienstverband bijgehouden. Het bevat vaak de volgende gegevens:
-
Persoonlijke gegevens van de werknemer:
- NAW-gegevens
- Kopie van het ID-bewijs
- Burgerservicenummer (BSN)
- Sollicitatiebrief en CV
- Diploma’s en getuigschriften
- Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), indien van toepassing
- Een werk- of verblijfsvergunning bij buitenlands personeel
-
Contracten en arbeidsvoorwaarden:
- Arbeidsovereenkomst; ondertekend door werkgever en werknemer
- Personeelshandboek
- Huishoudelijk reglement
- Protocol social media
- E-mailprotocol
- Verzuimprotocol
- Pensioenadministratie
- Declaraties
- Verlofoverzicht
- Vakantiedagen
- Ouderschapsverlof
- Onbetaald verlof
- Documentatie van verstrekte bedrijfseigendommen
- Bedrijfsauto
- Telefoon
- Laptop
- Opzegging arbeidsovereenkomst
- Functioneren en ontwikkeling
- Functieprofiel
- Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
- Ontwikkelplannen
- Functiewijzigingen
- Studiekostenovereenkomsten
- Ziekteverzuim (let op: geen medische gegevens)
- Verzuimfrequentie
Belang
Het bovenstaande vergt een investering van de werkgever. Een goed personeelsdossier biedt echter grote voordelen:
- Het is een handig naslagwerk voor werknemer, leidinggevende en werkgever.
- Bij ziekte, arbeidsconflicten of ontslag is een volledig en actueel dossier onmisbaar.
- Het voorkomt discussies met personeel.
- Het risico op boetes of naheffingen bij controles van de Belastingdienst wordt ingeperkt.
Bewaartermijn
Wanneer een werknemer uit dienst treedt kunt u niet meteen het hele dossier in de papierversnipperaar gooien. Voor verschillende gegevens gelden de volgende bewaartermijnen:
- 7 jaar: gegevens die relevant zijn voor belastingen zoals NAW-gegevens, burgerlijke staat, indiensttredingsdatum en salarisadministratie.
- 5 jaar: kopie ID-bewijs en verklaring loonbelasting en eventuele werk- en verblijfsvergunning.
- 2 jaar: alle overige informatie zoals arbeidsovereenkomsten en wijzigingen daarvan, functioneringsverslagen, getuigschriften en documenten voor uitdiensttreding.
- 4 weken: alle gegevens van een sollicitant die niet wordt aangenomen in een functie. Deze termijn mag na toestemming van de sollicitant worden opgerekt naar één jaar.
AVG
Na de inwerkingtreding van de AVG op 25 mei 2018 is het meer dan ooit tevoren belangrijk om het personeelsdossier, dat vol staat met persoonsgegevens, (zowel digitaal als op papier) op een afgesloten plek te bewaren. Zo kan niemand ongemerkt de gegevens inzien. We lichten u graag in over de verdere gevolgen die de AVG op uw personeelsadministratie heeft.
Conclusie
Een volledig en actueel personeelsdossier biedt een werkgever grote voordelen. Met de checklist in de hand kunt u uw dossiers doorlopen om te bezien of acties nodig zijn. Het is een investering die zich zeker uitbetaalt.
Wellicht beschikt u niet over (modellen van) de documenten die in deze checklist worden genoemd. Florys Arbeidsrecht beschikt over modellen van alle documenten die in een personeelsdossier moeten worden opgenomen. Neem daarvoor contact met ons op! Voor het opstellen van sommige van deze documenten hanteren wij een vaste prijs. Zie daarvoor dit overzicht.