Het verbeterplan

Leendert Izelaar

Arbeidsjurist

Als een werknemer niet (voldoende) functioneert, is het belangrijk om als werkgever met uw werknemer in gesprek te blijven. Op basis van hetgeen in de gesprekken naar voren komt, kan een werkgever een verbeterplan opstellen. Het verbeterplan dient als basis voor werkgever en werknemer om samen te werken aan het verbeteren van het functioneren van de werknemer.

Het is sterk aan te bevelen om bij disfunctioneren van een werknemer een verbeterplan op te stellen. Waarom? Een rechter zal een verzoek om ontbinding van de arbeidsovereenkomst afwijzen als de werknemer niet eerst op de hoogte is gebracht van zijn disfunctioneren en hij dus niet de mogelijkheid heeft gekregen om zijn functioneren te verbeteren.
De werkgever stelt het verbeterplan op. Hij doet dit al dan niet samen met de disfunctionerende werknemer. Als het plan is opgesteld, moeten beide partijen het ondertekenen. Op die manier geven zij aan dat zij het met dat verbeterplan eens zijn en dat zij op de hoogte zijn van de zaken die in het plan worden vermeld. In de praktijk bestaat het verbeterplan meestal uit drie onderdelen, namelijk: de tekortkomingen in het functioneren, de verbeteringen en de evaluatie.

Tekortkomingen

In een verbeterplan wordt opgenomen wat de tekortkomingen in het functioneren van de werknemer zijn. Het is namelijk belangrijk dat deze bekend zijn bij de werknemer. In de praktijk zal daarom eerst een gesprek plaatsvinden tussen de werkgever en de werknemer. Op die manier kan de werkgever aangeven waar het aan schort bij zijn werknemer en waaraan gewerkt moet worden. De tekortkomingen die naar voren worden gebracht, moeten herkenbare en objectieve feiten zijn. Het mag niet zo zijn dat de werkgever zaken aanhaalt die voorheen geen problemen opleverden. Om die reden is het verstandig om een (schriftelijk) signaal te geven. Door zo’n signaal is het voor de werknemer duidelijk dat hij niet naar tevredenheid functioneert en heeft hij de mogelijkheid om zijn functioneren aan te passen.

Aandachtspunten die naar voren kunnen komen tijdens het gesprek zijn bijvoorbeeld: het feit dat de werknemer de voorschriften niet opvolgt, het feit dat hij zijn doelstellingen niet haalt of het feit dat hij zijn taken niet goed uitvoert.

Verbeteringen

Naast de tekortkomingen worden in een verbeterplan de verbeteringen opgenomen. Het is belangrijk dat de verbeteringen waarnaar wordt gestreefd SMART worden geformuleerd. Met SMART wordt bedoeld: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. In het plan moeten in ieder geval een begin- en einddatum worden vermeld. Op die manier kan na een bepaalde periode een duidelijke vergelijking gemaakt worden tussen de situatie vóór en ná die afgesproken periode.

Evaluatie

Voor een effectief verbetertraject is het van belang dat regelmatig een evaluatie plaatsvindt. In veel gevallen gebeurt dit na drie maanden. Doorgaans volgt na zes tot acht maanden een eindevaluatie, die geen verrassing mag zijn voor de werknemer. De werknemer moet zelf kunnen zien of hij de verbeteringen wel of niet heeft doorgevoerd.

Naar aanleiding van de eindevaluatie neemt de werkgever een beslissing. Hij kan in dat geval drie keuzes maken:

De werkgever kan het dienstverband met de werknemer beëindigen. In dat geval zal hij bij de kantonrechter een ontbindingsverzoek moeten indienen. Het hebben van een goed dossier speelt hierin een cruciale rol. Als de werknemer het eens is met de werkgever dat ‘het niet werkt’, dan kunnen zij in goed onderling overleg een vaststellingsovereenkomst sluiten, al dan niet met een (beperkte) ontslag- of transitievergoeding.
De werkgever vindt dat de werknemer de verbeteringen goed heeft opgepakt, waardoor de werknemer in dienst mag blijven. In dat geval is het belangrijk dat de werknemer niet terugvalt in het oude gedrag. Mocht er wel sprake zijn van terugval, dan moet de werkgever direct weer een verbeterplan opstellen.
De werkgever vindt dat de werknemer vooruitgang heeft geboekt, maar nog niet het gewenste resultaat heeft bereikt. Daarom verlengt hij de verbeterperiode.

Het is essentieel om ook tussentijdse evaluaties in te plannen. Op die manier kunnen bijvoorbeeld bepaalde onderdelen van het plan worden bijgesteld, zodat een optimaal resultaat kan worden bereikt.  Daarbij kan een helder beeld gecreëerd worden van de stand van zaken op dat moment. Wat hebben partijen al bereikt? Waar moet harder voor gewerkt worden?

Conclusie

Wanneer een werknemer disfunctioneert is het sterk aan te bevelen dat een werkgever een verbeterplan opstelt. Hierin beschrijft hij wat de tekortkomingen en verbeterpunten zijn en wanneer het plan wordt geëvalueerd. Op basis van de evaluatie besluit de werkgever de werknemer in dienst te houden, de arbeidsovereenkomst te beëindigen of het plan te verlengen.

Wanneer u naar aanleiding van deze bijdrage vragen hebt, kunt u contact opnemen via douwe@florys.nl of 0184 – 208 208.