Marco Visser

Partner Florys Financieel & Fiscaal

De wereldwijde hulporganisatie Mercy Ships heeft grote doelen voor de komende jaren. Om de storm van ontwikkelingen te kunnen trotseren is groei nodig. De Hollandse tak van de stichting neemt Florys in de arm om deze groei aan te kunnen. “Bij Florys kopen wij met plezier en vertrouwen zekerheid in.”

Het is 1978 wanneer oprichter Don Stephens met een gepassioneerd team een oud cruiseschip aanschaft. Ze hebben de nobele droom om het schip in te richten als ziekenhuis en daarmee aan de armste landen van de wereld medische hulp en training te bieden. Mercy Ships is geboren. Veertig jaar later is Mercy Ships een gevestigde naam. Vanuit 16 landen worden jaarlijks fondsen en 1.200 vrijwilligers geworven om het werk aan boord mogelijk te maken. En in plaats van de ‘hoop schroot’ die als eerste schip functioneerde, is een geavanceerd schip in de vaart: Africa Mercy.

De getallen van behaalde resultaten zijn indrukwekkend: 89.000 operaties werden uitgevoerd aan boord van de schepen. Meer dan 2,5 miljoen mensen hebben direct baat gehad van de vaartuigen en hun bemanning. Deze inspanningen vragen logischerwijs een geoliede organisatie. De voorbereidingen liegen er dan ook niet om. Aan iedere afvaart gaat ruim twee jaar voorbereiding vooraf. Zoals de aanvoer van 40 tot 50 containers met benodigde goederen en het werven van de talloze vrijwilligers.

Tweede schip

Er liggen, naast de vaste voorbereidingen, grote uitdagingen in het verschiet. In 2020 neemt Mercy Ships namelijk een tweede schip in de vaart. Dit vraagt een aanzienlijke toename van inkomsten en vrijwilligers. Voordat Mercy Ships afsteekt naar diepere wateren is het dus van wezenlijk belang dat de organisatie gesteld staat.

Professionaliseringsslag

We spreken hierover met interim-directeur Marianne Huurman en financieel manager Dik den Hollander. Beiden zijn al geruime tijd werkzaam bij Mercy Ships Holland. Het Hollandse kantoor heeft een belangrijke plaats in de wereldwijde organisatie. Mede gezien het feit dat Nederland het logistieke hoofdkwartier van Europa vormt.

Marianne en Dik hebben de organisatie tijdens hun lange betrokkenheid zien groeien. Zij staan aan de voet van de professionaliseringsslag die Mercy Ships momenteel op twee fronten maakt: financiële administratie en HR. Dik illustreert de missie: “Binnen afzienbare tijd ga ik met pensioen. Ik wil niet weggaan met het gevoel ‘ik hoop dat het goed gaat’. Ik wil de zaak simpelweg perfect achterlaten.”

Klik met Florys

Marianne en Dik zagen er een grote meerwaarde in om een externe partij in te schakelen. Dik deed navraag bij de accountant, Pieter Alblas RA van WITh Accountants. Pieter had goede ervaringen met Florys. Zo zat Dik al snel bij Marco Visser, directeur van Florys Financieel aan tafel.

“Ik had direct het gevoel dat Florys het dienstenpakket kan bieden dat wij nodig hebben. Het is prettig dat wij onze verschillende dienstverleningsvragen bij één partij neer kunnen leggen. Het is bovendien fijn dat Florys ervaring heeft met dienstverlening aan vergelijkbare stichtingen. Los van die specifieke kennis is het vooral belangrijk dat er een klik is. En die is er. Florys is voor ons een partner waar wij met plezier en vertrouwen zekerheid inkopen.”

Continuïteit

"Om de organisatie minder kwetsbaar te maken willen wij 80% tot 90% van de financiële administratie outsourcen,” legt Dik uit.  “Er blijft dan een link met de organisatie liggen, maar professionele continuïteit is gewaarborgd.” Marco sluit aan: “Ik kan het verhaal van Mercy Ships heel goed plaatsen. Organisaties willen alle aandachtsgebieden op hoog niveau borgen. Maar het is nu eenmaal niet mogelijk om overal goed in te zijn. Mercy Ships weet als geen ander dat een klein lek een groot schip doet zinken. De benodigde continue stroom van professionaliteit kan Florys haar bieden, door haar schaalgrootte, digitale werkwijze en expertise.”

Commercie en ideologie

Het eerste zwaartepunt van de samenwerking lag dus op het gebied van financiële administratie. “Mercy Ships is dan wel een ideële stichting. Dat wil echter niet zeggen dat wij geen professionele focus hebben”, zegt Marianne. “Stichtingen hebben vaak moeite om zakelijkheid te scheiden van commerciële doelen. Maar wij bestaan bij de gratie van donateurs. De noodzaak om verantwoording te kunnen afleggen is dus nog groter”.

Dik vult aan: “Ik werd eens gebeld door een donateur met de simpele, maar tegelijk moeilijke vraag: ‘Wat heb je met mijn geld gedaan?’ Zulke vragen moet ik altijd concreet kunnen beantwoorden. Wij stellen ons als doel om minimaal 80% van onze inkomsten te besteden aan de doelstelling van Mercy Ships. Je zou wel kunnen zeggen dat ik met die 80% ben getrouwd.”  

Digitalisering

“Die verantwoordingsmogelijkheid kan Florys ons bieden. De digitaliseringsslag die wij nog niet hadden gemaakt, hebben zij in de vingers”, verklaart Marianne. “Het is overigens niet raar dat Mercy Ships die omslag nog niet heeft gemaakt” stelt Marco. “Ook veel bedrijven werken toch nog met papieren administraties. Maar die digitale werkwijze is wel de toekomst. Het levert 24/7 inzicht in alle gegevens. Daarbij worden managers nog wel eens weerhouden door het misverstand dat digitalisering leidt tot onpersoonlijkheid. Het tegendeel is echter waar. Hoe meer gedigitaliseerd het proces is, hoe meer tijd er beschikbaar is voor een persoonlijke benadering.”

Personeelsstructuur

Naast een focus op financiële administratie zag Mercy Ships de noodzaak om de personeelsstructuur op haar kantoor  te professionaliseren. Marianne legt uit: “Een stabiele organisatie kan niet zonder goed personeel. De uitdijende personeelsomvang en de start van de samenwerking met Florys zijn een goed moment om HR-gerelateerde zaken op te pakken. Voor Mercy Ships is het natuurlijk prettig dat Florys dit dienstenaanbod ook onder haar dak heeft. Zo weten we zeker dat er geen zaken tussen wal en schip terecht komen.”

Inmiddels maakt Mercy Ships ook gebruik van de diensten van Intro Personeel, voor het oplossen van personele vraagstukken. Intro heeft Mercy Ships begeleiding geboden bij de accreditatie als leerbedrijf. Daarna heeft Mercy Ships in samenwerking met Intro een BBL-leerwerkplek op de logistieke afdeling gecreëerd. Op de gecreëerde plek is inmiddels een werknemer via Intro gestart.

Trots op de samenwerking

Inmiddels heeft de samenwerking het ruime sop gekozen. Arjan den Besten is op uitvoerend vlak nauw betrokken bij de samenwerking met Mercy Ships. “We zijn bezig het administratief-financiële gebouw, dat door Mercy Ships is neergezet, over te nemen, te optimaliseren en te digitaliseren. Door relevante rapportages ontstaat meer inzicht en kan het management onderbouwde keuzes maken.

We werken met verschillende disciplines binnen onze organisatie samen om continue dienstverlening aan Mercy Ships te bieden. De werkzaamheden sluiten uiteraard aan op onze expertise, maar ik onderschrijf ook de passie en ideële drive van Mercy Ships. Dat maakt het werk nog mooier.” Marco vult aan: “Ik ben trots om te kunnen zeggen dat Florys voor Mercy Ships werkt.”

Ontplooien

Dik heeft vergelijkbare ervaringen. “Ik heb Florys leren kennen doordat onze accountant hen aanbeval. Inmiddels zou ik dat op basis van mijn eigen ervaringen ook aan anderen doen. Vaktechnisch verstaan we elkaar goed. Maar dat alleen brengt een relatie niet tot leven. De persoonlijke benadering en openheid, die ik in onze samenwerking vind, zijn het belangrijkst. Ik stel aan een relatie meer dan zakelijke eisen. Uiteindelijk ontplooit de samenwerking zo het best.”