Overstappen naar een ander softwarepakket? 10 gouden tips van Debora

Debora Damsteegt - Höhle

HR Manager

Overstappen naar software voor de backoffice, midoffice of frontoffice?
Daar zit jij eigenlijk niet op te wachten. Eindelijk begrijp je goed hoe het werkt, waar je wat kunt vinden en heb je jouw processen geoptimaliseerd. En de kosten van een overstap zijn nog tot daar aan toe, maar de tijd die je erin moet steken… nee, die besteed je liever aan leukere dingen.

Graag help ik je om je een beeld te vormen bij wat zo’n proces daadwerkelijk inhoudt. Zo kan jij vast anticiperen en de juiste mensen in stelling gaan brengen, zodat je straks niet alles zelf aan het doen bent. 

1.Definieer succes

Bij de start is het belangrijk om het eindpunt te bepalen. Definieer voor de organisatie wanneer het een succes is. Wat heb je ervoor over om dit succes te bereiken en op welke manier geeft dat jouw club betekenis? Het is belangrijk om dit einddoel steeds voor ogen te houden, juist ook wanneer het even tegenzit (en dat gaat zeker gebeuren). Trek gerust een jaar uit voor het hele traject. Dit is immers iets wat grondig beetgepakt moet worden.

2.Creëer intern draagvlak

Wanneer je begint is het handig als je de juiste personen betrekt en informeert om draagvlak te creëren en hen te laten wennen aan het idee. Niet iedereen houdt van verandering. En sommige processen hebben zoveel invloed op andere processen dat je dit maar beter goed in kaart kan brengen.

3.Stel een projectteam samen

Dan is het tijd om een projectteam samen te stellen. Wie gaat deze kar trekken en wie kan dat op een manier dat hij of zij zelf niet teveel betrokken raakt op de inhoud? Wie heb je nodig vanuit welk team? Als je deze mensen bij elkaar hebt, is het goed om je eindpunt er weer even bij te pakken. Gaan jullie allemaal voor hetzelfde doel? Staan de neuzen de goede kant op?

4.Betrek een IT-specialist

In je projectteam heb je ongetwijfeld iemand toegevoegd met gevoel voor software. Deze persoon kan mooi het IT landschap en de processen in kaart brengen en vaststellen waar de software minimaal aan moet voldoen. In dit geval is het namelijk niet “what you see is what you get”: als het om software gaat is de functionaliteit ervan belangrijk dan hoe het eruit ziet. Zorg dat je niet in deze valkuil stapt.

5.Maak een wensenlijst voor leveranciers

Als “mensenmens” kan jij nu aan de slag. Want jullie kunnen op zoek gaan naar een goede leverancier. Wie zijn de spelers, wat bieden ze en waarin onderscheiden zij zich? Stuur je wensenlijst door, dan kunnen softwareleveranciers afvinken wat zij wel of niet kunnen en kan je daarop een selectie gaan maken en leveranciers uitnodigen. In deze fase is het belangrijk om goed door te vragen: mooie beloftes komen voorbij in presentaties, maar welke oplossingen worden nu echt geboden en hoe werkt dat dan precies? Referenties nabellen in deze fase is ook echt een pré. Ervaringsdeskundigen kunnen je goed helpen en kennen de achtergrondverhalen die de commerciële mannen liever niet vertellen. Dit is ook het moment om te inventariseren hoe een migratieproject eruit ziet en hoeveel tijd jouw organisatie hierin zal moeten investeren.

6.Kies voor beste match bij einddoel 

Het keuzemoment is de mijlpaal van dit onderzoek. Als je een aantal partijen hebt uitgenodigd, hen kritisch hebt ondervraagd en je goed weet of jullie wensen ingewilligd kunnen worden, kan de knoop doorgehakt worden. Welk pakket past het beste bij jullie proces en organisatie en is dit een goede match met jullie einddoel? Zijn de kosten in verhouding met de kwaliteit? Is het een partij waarmee je de toekomst in kan en die past bij het strategisch plan?

7.Inventariseer gevolgen migratie voor proces

Het migratieproces kan beginnen! Dit is niet iets wat je er zomaar even bij doet en in de praktijk valt het 9 van de 10 keer toch tegen. Een goed projectplan en dito projectleider kan helpen om overzicht te creëren en steeds opnieuw te evalueren hoe het project verloopt. Het kan misschien zelfs nodig zijn om iemand in de organisatie hier volledig vrij voor te spelen, zodat er steeds opnieuw geanticipeerd kan worden op nieuwe inzichten en ontwikkelingen. Het is bevorderlijk voor de migratie als de leverancier op de hoogte is van hoe de processen binnen jouw organisatie werken en de verschillen van te voren duidelijk in kaart worden gebracht. Grote kans dat jij namelijk processen moet gaan veranderen als je met andere software gaat werken. En dat kost vaak tijd en vraagt om een andere mindset bij jouw personeel. Vaak is dit gelijk een goed moment om de processen toekomstbestendig te maken en om jouw visie nog even stevig neer te zetten.

8.Communiceer met stakeholders

Gedurende het migratieproces blijft communicatie vaak een uitdaging: het is niet altijd het sterkste punt van degene die daadwerkelijk de migratie uitvoert. Als projectleider is het belangrijk voor het slagen van het proces om hier op tijd een plan voor te maken. Allereerst moet de organisatie meegenomen worden en enthousiast gemaakt worden: een ludieke acties als een kick-off kan daaraan bijdragen. Vervolgens is het goed om in kaart te brengen wat de gevolgen van deze verandering is voor jullie klanten en hoe je daar mee om wil gaan. Hoe kan je dit moment ook commercieel benutten en jullie toegevoegde waarde laten blijken door de investering in betere software. Kansen genoeg!

9.Testen, testen, testen

De testfase is het migratieproces wordt er soms snel doorheen geduwd, maar is volgens ons essentieel voor het behalen van je einddoel en verdient juist veel aandacht. Kunnen de beloftes van de leveranciers waar gemaakt worden? Ze hebben wel gezegd dat iets kan in het pakket, maar hoe werkt dat dan en hoe denkt het pakket? Pas als je dit helemaal onder de knie hebt en tevreden bent over het resultaat kan de werkelijke migratie beginnen en kunnen alle collega’s, nadat ook zij getraind zijn, aan de slag gaan met het nieuwe pakket. Hoe goed het ook werkt, vergeet niet dat dit toch in het beginstadium nog uitdagingen met zich meebrengt en werkzaamheden meer tijd vergen.

10.Evalueer het project

Natuurlijk sluit je af met een uitgebreide evaluatie: wat is heel goed gegaan en wat kan een volgende keer beter? Hoe verliep de communicatie? Is er nog nazorg nodig?

Bonustip: Laat Florys adviseren bij overstap ander softwarepakket

We willen je niet ontmoedigen, maar juist een aantal handvatten aanreiken. De overstap naar andere software kan zoveel moois opleveren voor de toekomst en net de boost geven die nodig is om je bedrijf te laten groeien. Wij willen jou daarbij helpen, we hebben zelf ervaring met het implementeren van front- en backofficesoftware en de koppeling met andere systemen. We zijn hier erg enthousiast over en zien hoe dit bijdraagt aan meer tijd om commercieel aan de weg te timmeren en te werken aan de doelen van de organisatie. Bel gerust naar 0184-208208 of mail naar info@florys.nl voor meer informatie.