Maarten Monster

Medewerker Marketing & Kwaliteit

Stichting Siriz uit Gouda biedt preventie, ondersteuning en zorg bij onbedoelde zwangerschappen. Binnen Siriz is sprake van een toenemende behoefte aan managementinformatie. Informatie die helpt om bedrijfsmatige processen beter inzichtelijk te maken, financiële middelen efficiënter in te zetten en goede beleidsbeslissingen te kunnen nemen. Na uitgebreide verkenning van diverse BI-mogelijkheden in de markt, koos Siriz voor Power BI van Microsoft. Voor de ontwikkeling van een Power BI dashboard is Siriz in zee gegaan met Florys en dan met name met BI-specialist Wim van der Linden. In samenwerking is een dashboard tot stand gekomen waarin Raad van Toezicht, management, managers en medewerkers een uitstekend inzicht krijgen in de bedrijfsvoering van de organisatie.  

Aan de hand van bovenstaande praktijkcasus vertelt Hans van Hoof, Extern Adviseur bij Siriz, hoe het BI-traject met Florys verliep.


Hans van Hoof ondersteunt Siriz sinds januari 2019 vanuit de rol als Extern Adviseur bij de herziening van de informatievoorziening binnen de organisatie. 


Hans van Hoof, Extern Adviseur bij Stichting Siriz in Gouda


De casus

Aanleiding BI-traject 
Hoe kwam je bij Florys terecht voor een BI-oplossing?
Waarom viel de keuze op Florys?
Waarin maakte Florys het verschil?
Resultaten
Toekomst


Aanleiding BI-traject

“Ik houd mij voornamelijk bezig met het ontwikkelen van een meer geïntegreerde omgeving binnen de applicatievoorziening van Siriz. 
Met de introductie van nieuwe applicaties, zoals het 
elektronisch cliëntendossier ONS®, het personeelsinfomatiesysteem Nmbrs® en Engage365® als nieuw CRM-systeem voor de fondsenwerving, wordt het stroomlijnen van processen en informatie steeds belangrijker. Toen ik 1,5 jaar geleden bij Siriz binnenkwam, zat er een zekere foutgevoeligheid in de wijze waarop diverse rapportages tot stand kwamen. Spreadsheet-modellen en een aanzienlijke hoeveelheid copy-paste handelingen lagen ten grondslag aan de benodigde rapportages. Omdat deze handelingen de data-integriteit geen goed deden, werden deze rapportages uiteindelijk steeds minder gebruikt. In de zoektocht naar een meer geïntegreerde omgeving en een digitaal dashboard, kwam ik uiteindelijk uit bij een oplossing d.m.v. Power BI en uiteindelijk bij BI-Specialist Wim van der Linden, werkzaam voor Florys Financieel & Fiscaal.”  


Hoe kwam je bij Florys terecht voor een BI-oplossing?

“Binnen Siriz kwam ik al snel in contact met enkele personen van Florys die reeds werkzaamheden voor Siriz verrichtten. Zo was Linda Verkuil - Jansen op interim basis actief voor Siriz bij de implementatie van de zorgadministratie, terwijl haar collega Arjan den Besten zich met name bezighield met de financiële rapportages. Al snel ben ik via de mensen van Florys in aanraking gekomen met de BI-oplossingen van Wim van der Linden. Met Wim ben ik het traject ingegaan met als eerste uitgangspunt om de maand en kwartaalcijfers inzichtelijk te krijgen in een digitaal dashboard.” 


Waarom viel de keuze op Florys?

“Van tevoren heb ik heel lang nagedacht over de vraag hoe we kunnen komen tot een integrale oplossing, waarbij je vanuit allerlei verschillende doelsystemen data kunt halen, die bijdraagt aan de generatie van managementinformatie. Ik heb eerst steeds gedacht dat ik een club moest inhuren die enkel en volledig gespecialiseerd is in BI. Maar door mijn ervaring weet ik dat specialistische partijen de BI-tool als een doel op zich hanteren. En als ik gebruik zou maken van hun dienstverlening, dan moet ik bijvoorbeeld uitleggen wat een kostenplaats of een kostendrager is. Daarin hebben andere partijen al een achterstand ten opzichte van Florys. Dus nadat ik de markt van BI-leveranciers had verkend, heb ik Siriz uiteindelijk geadviseerd om met Florys in zee te gaan. Door de rol die Florys reeds vervulde in de financiële advisering bij Siriz, voorzag ik een mooie controlefunctie voor hen op het gebied van data. En daar heb ik tot de op de dag van vandaag geen spijt van. Ik ben uiterst te spreken over de expertise van Wim op het gebied van BI en financiële administratie. Daarnaast zijn de kosten aanzienlijk lager dan bij andere aanbieders van van BI-oplossingen. 


Waarin maakte Florys het verschil? 

Goed luisteren en goede adviezen geven 
“In mijn lange carrière heb ik bij vergelijkbare dienstverleners regelmatig te maken gehad met ‘voorschrijvende’ en bijna ‘directieve’ werkwijzen. Zo van: ‘Wij hebben het bedacht en zo gaat ie worden’. Die krampachtigheid en een gebrek aan flexibiliteit proef ik bij Florys totaal niet. De mensen van Florys kunnen allereerst goed luisteren. En waar ze enerzijds doen wat de klant vraagt, schromen ze ook niet om goede adviezen te geven die uiteindelijk tot een beter resultaat leiden. Dat vind ik een hele mooie combinatie. Het is echt een gezamenlijk optrekken om uiteindelijk tot een realisatie te komen van datgene dat je graag wilt hebben. En dat vind ik prettig werken” 

Mensen van Florys zijn echte meedenkers 
“De samenwerking met Florys was vanaf het begin af aan heel prettig. Ondanks het feit dat Florys externe ondersteuning biedt, merkte ik dat alle Florys-mensen zich nauw betrokken en verweven voelen met de organisatie waaraan ze hun diensten verlenen. En dat merk ik ook binnen de zeer nauwe samenwerking die ik inmiddels met Wim heb opgebouwd. De werkwijze van Wim kenmerkt zich door een hoge mate van flexibiliteit en bereikbaarheid. Ik zou Wim en de andere Florys-collega's waarmee ik gewerkt heb, willen typeren als echte ‘meedenkers’. “ 

Wim verkoopt geen nee 
“Wim bewees al snel zijn meerwaarde, doordat hij zijn inhoudelijke kennis over de mogelijkheden van Power BI wist te combineren met de inhoudelijke wensen van mij als klant. Er is geen enkele vraagstelling vanuit mijn kant geweest, waarvoor Wim geen oplossing heeft aangedragen. Zo was het bijvoorbeeld in eerste instantie mijn gedachte dat we een één-op-één verbinding tot stand zouden moeten brengen met Exact om de juiste financiële informatie te kunnen genereren. Die methodiek is in principe eenvoudig, echter bracht ik daar een complexere component bij, namelijk de combinatie met productiecijfers en de meer inhoudelijke informatievoorziening over de hele procesgang bij Siriz. En daar heeft Wim mij op een hele mooie manier bij geholpen. Wim deed mij namelijk inzien dat door een hele andere vorm te kiezen, die ik zelf niet bedacht zou hebben, je uiteindelijk alsnog tot een heel mooi evenwichtig dashboard kunt komen.  

Persoonlijke benadering belangrijker dan inhoudelijke expertise 
“Bij andere partijen krijg je bij vragen vaak een automatisch antwoord vanuit een ticketsysteem. Zo moest ik een keer 3 dagen wachten op het resetten van een wachtwoord. Dat vind ik geen klantvriendelijke manier van werken. De manier waarop we tot het gewenste eindresultaat komen, gekoppeld aan de inhoudelijke expertise die er is, vind ik van groot belang. Zo kan ik Wim bellen wanneer ik wil. Ik krijg altijd een reactie en dat geeft mij in elk geval de indruk dat er altijd iemand naar mij luistert en dat er ook daadwerkelijk iets met mijn vraag gedaan wordt. Pas stuurde ik Wim ‘s avonds om 22.00 een appje met een vraag, waarna hij notabene de volgende dag eerder opstond om de benodigde wijziging door te voeren. Die werkwijze en bedrijfsethiek is magnifiek. En dat merk ik ook bij de andere collega’s van Florys. Ik geloof echt in dit soort persoonlijke kleinschalige samenwerkingen. Je wilt gekend worden. “ 

Betere oplossingen door kennis meerdere expertisegebieden
“Wat verder opviel is in de aanpak van Florys was de meerwaarde van het kunnen samenwerken op verschillende expertisegebieden. Zo bracht Arjan den Besten waar nodig zijn kennis over financiële administratie in, bijvoorbeeld toen ik vragen had over de optimale inrichting van de kostenplaatsenstructuur. Door gezamenlijk op een brede manier na te denken kun je uiteindelijk tot betere oplossingen komen.“ 

Toegevoegde waarde mkb'er of stichting 
Het feit dat Florys in de basis een financieel-administratief advieskantoor is, geeft juist het stuk meerwaarde richting potentiële klanten van Florys. Met name kleinere organisaties, mkb’ers en stichtingen hebben zelf vaak niet voldoende expertise en capaciteit in huis om een BI-infrastructuur op te zetten. Daarom is het echt van toegevoegde waarde dat een partij als Florys, naast hun oorspronkelijke activiteiten, ook een rol kan vervullen in de informatievoorziening met behulp van BI. Wanneer je, zoals Florys, BI inzet voor specifieke marktsegmenten, dan helpt het dat je ook echt verstand hebt van dat betreffende segment. 


Resultaten 

Databetrouwbaarheid aanwijsbaar verbeterd 
“Hoe mooi BI-tools ook zijn. Als de data niet betrouwbaar is, dan kun je het vergeten. Sinds we samenwerken met Florys is de databetrouwbaarheid aanwijsbaar verbeterd. Zo zijn er op dit moment nog maar twee mensen bevoegd om data aan te passen in de database. Daarnaast vervult Florys, doordat het ook nauw betrokken is bij de financiële administratie van Siriz, een ideale controlefunctie in relatie tot de databetrouwbaarheid van het BI-dashboard.” 

Rapportages worden nu daadwerkelijk gebruikt 

“Inmiddels is het voor Siriz nu nog beter mogelijk geworden om op een eenvoudige en makkelijke manier verantwoording te kunnen afleggen aan financiers. Daarnaast kan er nu beter gestuurd worden op de primaire processen. Zo kunnen we bijvoorbeeld op basis van statistieken zien op welke locaties er eventueel behoefte is aan een nieuwe zorglocatie vanuit Siriz, of in hoeverre bestaande zorglocaties wel kostendekkend zijn. Zo wordt de informatie uiteindelijk een onderlegger voor beleidsbeslissingen.” 


Toekomst 

“Doordat we de laatste tijd nieuwe softwarepakketten hebben geïntroduceerd, zoals Nmbrs®, onderzoekt Florys momenteel ook de mogelijkheden voor meer geautomatiseerde koppelingen. Uiteindelijk werken we toe naar een oplossing waarbij er zonder tussenkomst van mensen een realtime dashboard ontstaat. Uiteindelijk is het de bedoeling om BI zo breed mogelijk binnen Siriz in te zetten. Ik zie voor Florys zeker een rol als we ook de operationele kant van het proces in BI gaan gieten. Ik zie geen enkele aanleiding om niet met Florys verder te gaan. Ik heb het vertrouwen dat de combinatie die we nu hebben prima zal werken.”