Hanneke den Ottelander
Junior belastingadviseur
Veel werknemers krijgen van hun werkgever een auto van de zaak tot hun beschikking. Als werknemer kan je een hoge bijtelling voorkomen door een sluitende rittenadministratie aan te leveren. Het belang van een sluitende rittenadministratie is onlangs bevestigd in een uitspraak van de Rechtbank Den Haag.
De feiten
In deze specifieke situatie worden door een uitzendbureau auto’s ter beschikking gesteld aan uitzendkrachten. In de arbeidsovereenkomsten is bepaald dat de auto’s uitsluitend zakelijk gebruikt mogen worden. Op het moment dat de auto’s voor privédoeleinden worden gebruikt, komen de verantwoordelijkheden en risico’s voor rekening van de werknemer. Hierbij moet gedacht worden aan bijtelling, boetes, schades en onvoorziene kostenposten. In 2014 heeft de Belastingdienst een boekenonderzoek gestart, waaruit is gebleken dat de aangeleverde rittenadministraties gebreken vertonen. De begin- en eindadressen waren namelijk niet opgenomen. Tevens waren de ritten in het weekend niet vermeld in de rittenadministratie.
Vereisten rittenadministratie
De rechtbank heeft geoordeeld dat het niet voldoende is om een bepaling op te nemen in de arbeidsovereenkomst dat de ter beschikking gestelde auto niet voor privédoeleinden gebruikt mag worden. In de arbeidsovereenkomst moet namelijk ook een passende sanctie zijn opgenomen. Uit de rittenadministratie moet volgen dat er op jaarbasis niet meer dan 500 privékilometers zijn gereden met de auto. De rittenadministratie moet de volgende algemene gegevens bevatten:
- Het merk van de auto
- Het type auto
- Het kenteken van de auto
- De periode waarin de auto is gebruikt
Naast de algemene gegevens van de auto, moeten per rit de volgende gegevens worden opgenomen in de rittenadministratie:
- De datum
- De begin- en eindstand van de kilometerteller
- Het vertrek- en aankomstadres
- De route die is gereden
- Of het een privérit is of een zakelijke rit
- De privé-omrijkilometers wanneer tijdens de rit zowel zakelijke als privékilometers worden gereden.
Conclusie
Het belang van een sluitende rittenadministratie is in de uitspraak van de rechtbank bevestigd. Een volledige rittenadministratie en het vermelden van passende sancties in de arbeidsovereenkomst zijn essentiële elementen voor het afdekken van de fiscale risico’s.