Sollicitant laten meelopen vóór de startdatum: welke risico’s loop je als werkgever?

In de praktijk gebeurt het regelmatig; een sollicitant die een dag of dagdeel meeloopt om te ontdekken of er een goede match is met het team en de functie. Zo’n meeloopdag lijkt onschuldig, maar kan arbeidsrechtelijk gevolgen hebben. Denk aan een ongeldige proeftijd, een vervroegde start van de ketenregeling of zelfs een boete van de Arbeidsinspectie wanneer sprake is van onbetaald werken.

Wat is een meeloopdag en wat is een proeftijd?

Een meeloopdag vindt plaats voor de ingangsdatum van de arbeidsovereenkomst. Het doel is kennismaken met de organisatie, collega’s en werkzaamheden. De kandidaat komt niet werken, maar enkel kijken en sfeer proeven.

De proeftijd werkt anders. Deze moet schriftelijk zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst en gaat pas in op het moment dat het dienstverband start. Tijdens de proeftijd mogen beide partijen per direct opzeggen.

Belangrijk: juridisch gezien kijkt de rechter niet naar de gekozen benaming (“meeloopdag” of “proefdag”), maar naar wat er daadwerkelijk gebeurt.

 

Wanneer ontstaat toch een arbeidsovereenkomst?

Een meeloopdag kan worden aangemerkt als arbeidsovereenkomst wanneer aan drie voorwaarden wordt voldaan:

1.      De kandidaat verricht persoonlijk arbeid,

2.      Er is een vorm van loon,

3.      Er is sprake van gezag (de werkgever bepaalt hoe en wat er wordt gedaan).

Verricht de sollicitant tijdens de meeloopdag werkzaamheden die horen bij de functie? Dan kan dat al voldoende zijn om een arbeidsovereenkomst aan te nemen.

 

1. Proeftijd kan achteraf ongeldig blijken

Als een kandidaat op de meeloopdag werkzaamheden verricht die behoren tot de functie, kan de rechter oordelen dat:

• De arbeidsovereenkomst al is begonnen vóór de beoogde startdatum,
• De proeftijd dus niet op de juiste manier vooraf schriftelijk is overeengekomen.

Gevolg:
Een later overeengekomen proeftijdbeding kan geheel ongeldig zijn. Een opzegging tijdens de proeftijd is dan juridisch geen proeftijdopzegging, met alle gevolgen van dien.

 

2. Meeloopdag kan meetellen in de ketenregeling

Als de meeloopdag wordt gezien als een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, dan telt die dag mee als eerste contract in de keten. De later gesloten arbeidsovereenkomst wordt dan contract nummer twee. Een belangrijk gevolg: in een tweede arbeidsovereenkomst voor dezelfde functie mag in de meeste gevallen géén proeftijd worden afgesproken. Het proeftijdbeding is dan nietig.

 

3. Risico op arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Wanneer geen schriftelijke afspraken zijn gemaakt en de sollicitant feitelijk meewerkt, kan dit in bepaalde gevallen zelfs worden gezien als een arbeidsovereenkomst zonder bepaalde duur. Dat betekent:

• Mogelijk direct een contract voor onbepaalde tijd,
• Zonder geldige proeftijd,
• Met volledige ontslagbescherming.

4. Arbeidsinspectie: boete voor onbetaald laten werken

Op grond van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) moet iedere werknemer minimaal het wettelijk minimumloon ontvangen. Worden tijdens een meeloopdag werkzaamheden verricht en wordt daarvoor geen loon betaald, dan kan dat worden gezien als:

• Onbetaald arbeid laten verrichten, en
• Een overtreding van de WML.

De Arbeidsinspectie kan in dat geval een boete opleggen. Dat kan al bij één dagdeel meewerken. Instemming van de sollicitant is hierbij niet relevant: de werkgever is verantwoordelijk voor naleving van de WML.

 

5. Geen automatische verzekeringsdekking

Kandidaten die meelopen vallen meestal niet onder bestaande werkgeversverzekeringen. Bij schade, een incident of een ongeval kan de financiële aansprakelijkheid (deels) bij de werkgever terechtkomen. Dit geldt extra in sectoren met fysieke risico’s.

 

Wat betekent dit voor werkgevers?

Voor veel werkgevers voelt een meeloopdag praktisch en onschuldig. Toch kan de juridische werkelijkheid anders zijn:

een meeloopdag kan worden gezien als arbeidsovereenkomst,

• De proeftijd kan ongeldig worden,
• De keten kan onbedoeld beginnen,
• Onbetaald werken kan leiden tot een boete van de Arbeidsinspectie,
• Verzekeringsrisico’s kunnen onverwacht groot zijn.

Het is dus essentieel om een meeloopdag zorgvuldig in te richten.

Aandachtspunten

Een meeloopdag kan dus snel meer zijn dan een vrijblijvende kennismaking. Dat betekent niet dat je nooit meer een meeloopdag kan inplannen. Met de onderstaande aandachtspunten kunnen werkgevers de grootste risico’s eenvoudig voorkomen.

1.      Laat een sollicitant alleen meekijken, niet meewerken.

2.      Leg vooraf schriftelijk vast dat het gaat om een kennismaking zonder arbeid.

3.      Betaal géén loon tijdens een meeloopdag, en laat ook geen werk verrichten.

4.      Spreek de proeftijd schriftelijk en tijdig af.

5.      Check je verzekeringsdekking voor bezoekers en meeloopdagen.

Conclusie

Een meeloopdag kan waardevol zijn binnen het sollicitatieproces, maar brengt duidelijke juridische risico’s met zich mee. Door vooraf goede afspraken te maken en te voorkomen dat de kandidaat arbeid verricht, voorkom je problemen met proeftijd, ketenregeling en de Arbeidsinspectie.

Heb je vragen over hoe je dit slim en juridisch veilig regelt binnen jouw organisatie? We sparren graag met je mee.