Vaste kostenvergoeding voor uitzendkrachten: wanneer kan de uitlener aansluiten bij de afspraak van de inlener?

Uitzendondernemingen kunnen onder voorwaarden een vaste kostenvergoeding onbelast aan een uitzendkracht verstrekken als de inlener voor eigen werknemers een vergelijkbare vergoeding heeft afgestemd met de Belastingdienst. Dat volgt uit een kennisgroepstandpunt van de Belastingdienst. De afspraak met de inlener geldt niet automatisch voor jou als uitzendonderneming. Je moet zelf aannemelijk kunnen maken dat de uitzendkracht voldoet aan de voorwaarden waarop de fiscale behandeling van de vergoeding is gebaseerd.

 

Afspraak van de inlener geldt niet automatisch voor het uitzendbureau

In de praktijk kan een inlener aan eigen werknemers een vaste kostenvergoeding betalen. Bij een vaste kostenvergoeding hoeft niet iedere afzonderlijke uitgave te worden gedeclareerd. Voor een onbelaste vergoeding gelden echter fiscale voorwaarden. 

De vraag is wat er gebeurt wanneer de inlener de fiscale behandeling van zo'n vergoeding met de Belastingdienst heeft afgestemd en een uitzendkracht hetzelfde werk doet. Kan het uitzendbureau die vergoeding dan eveneens onbelast verstrekken? 

Het kennisgroepstandpunt maakt duidelijk dat een afspraak tussen de Belastingdienst en de inlener niet automatisch doorwerkt naar de uitzendonderneming. Het uitzendbureau is immers geen partij bij die afspraak. Onder voorwaarden kun je bij de toepassing van de fiscale regels echter wel aansluiten bij de situatie en onderbouwing van de inlener. 
 

Vergelijkbaarheid van de uitzendkracht is doorslaggevend

Daarvoor moet je aannemelijk kunnen maken dat de uitzendkracht voldoende vergelijkbaar is met de werknemer van de inlener voor wie de afspraak geldt. Daarbij zijn onder meer de functie, werkzaamheden en omstandigheden waaronder wordt gewerkt van belang. 

Ook de kostenpositie moet vergelijkbaar zijn. De uitzendkracht moet dus in vergelijkbare mate met dezelfde soort kosten worden geconfronteerd. Daarnaast moeten de voorwaarden en vergoedingen overeenkomen met hetgeen waarop de fiscale afspraak van de inlener is gebaseerd. 

Het enkele feit dat een uitzendkracht en een vaste werknemer dezelfde functietitel hebben, is daarom niet voldoende. 

 

Je hoeft niet altijd zelf een kostenonderzoek uit te voeren

Een belangrijk praktisch punt is dat je als uitzendonderneming niet noodzakelijk zelf het volledige onderliggende kostenonderzoek hoeft uit te voeren. Je kunt onder voorwaarden gebruikmaken van de onderbouwing die bij de inlener aanwezig is. 

Dat betekent echter niet dat een enkele verwijzing naar het kostenonderzoek van de inlener volstaat. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de onderbouwing dat de uitzendkracht aan de relevante voorwaarden voldoet. 

Daarvoor moet je onder meer beschikken over een kopie van de geldige afspraak tussen de inlener en de Belastingdienst. Uit die afspraak moet duidelijk worden voor welke kosten en onder welke voorwaarden de vaste kostenvergoeding fiscaal onbelast kan worden verstrekt.

 

Leg je onderbouwing vooraf vast

Wil je van deze mogelijkheid gebruikmaken? Zorg dan dat je dossier op orde is voordat je de vergoeding onbelast toepast. Vraag de fiscale afspraak bij de inlener op en leg per relevante groep uitzendkrachten vast: 

• op welke afspraak van de inlener je je baseert;
• welke werknemers van de inlener onder die afspraak vallen; 
• waarom de functie en werkzaamheden van de uitzendkracht daarmee vergelijkbaar zijn; 
• waarom sprake is van vergelijkbare omstandigheden en een vergelijkbare kostenpositie; 
• welke kosten door de vaste vergoeding worden gedekt; en 
  
• dat dezelfde relevante voorwaarden en vergoedingen worden gehanteerd. 

 

Het kennisgroepstandpunt biedt uitzendondernemingen daarmee nuttige ruimte, ook al betreft het geen generieke vrijstelling. Uiteindelijk moet uit de concrete feiten en omstandigheden blijken dat de onbelaste vergoeding fiscaal juist is. Bij een controle is het aan de inspecteur om die situatie te beoordelen.

Als je naar aanleiding van bovenstaande informatie vragen hebt, kun je contact opnemen met je contactpersoon bij Florys.