Verhoging onbelaste reiskostenvergoeding
Het kabinet heeft de onbelaste kilometervergoeding verhoogd, waardoor je werknemers een hogere vergoeding per zakelijke kilometer kunt geven zonder loonheffing. Dit biedt kansen, maar vraagt ook om een correcte verwerking in de salarisadministratie en loonaangifte. Daarnaast is het voor uitzendondernemers belangrijk om de relatie met opdrachtgevers en het principe van gelijkwaardige beloning goed mee te nemen. In dit artikel lees je wat er verandert, hoe je dit toepast en waar je op moet letten.
Wat verandert er precies?
Recent is de onbelaste kilometervergoeding verhoogd van 23 cent naar 25 cent per kilometer. Deze verhoging geldt met terugwerkende kracht per 1 januari 2026. Dit betekent dat jij als werkgever werknemers een hogere vergoeding per zakelijke kilometer kunt geven zonder dat hierover loonheffing verschuldigd is. Deze verhoging geldt voor alle zakelijke kilometers die werknemers maken met eigen vervoer, zoals de auto of fiets.
De verhoging biedt ruimte om werknemers beter tegemoet te komen in stijgende kosten, zoals brandstof en onderhoud. Tegelijkertijd brengt dit administratieve verplichtingen met zich mee: je moet de nieuwe vergoeding correct verwerken in je salarisadministratie en de loonaangifte.
Hoe verwerk je dit in de loonaangifte?
De verwerking hangt af van de manier waarop je de kilometervergoeding toepast:
- Blijf je binnen het onbelaste maximum?
Dan kun je de vergoeding onbelast uitkeren. Je verwerkt deze niet als belast loon, maar legt deze wel administratief vast, bijvoorbeeld in je salarissysteem of declaratieproces. - Vergoed je meer dan het maximum?
Dan is het meerdere belast loon. Je kunt er ook voor kiezen om dit aan te wijzen als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling (WKR), mits je nog voldoende vrije ruimte hebt. - Vast of variabel vergoeden
Bij vaste reiskostenvergoedingen moet je nagaan of deze nog aansluiten op het werkelijke reispatroon. Bij variabele vergoedingen pas je eenvoudig het nieuwe tarief toe per declaratie.
De rol van de opdrachtgever en gelijkwaardige beloning
Voor jou als uitzendondernemer speelt nog een extra aandachtspunt: de verhouding tot je opdrachtgever en het principe van gelijkwaardige beloning.
In veel gevallen is de reiskostenvergoeding onderdeel van de arbeidsvoorwaarden die gelden bij de opdrachtgever. Op grond van de ABU- of NBBU-cao ben je verplicht om de uitzendkracht ten minste gelijkwaardig te belonen als werknemers in gelijke functies bij de opdrachtgever. Dat betekent dat je moet nagaan:
- Welke reiskostenregeling de opdrachtgever hanteert;
- Of daar een specifieke kilometervergoeding geldt;
- Of er aanvullende afspraken zijn, zoals vaste vergoedingen of mobiliteitsregelingen.
Aandachtspunten voor werkgevers
De verhoging lijkt eenvoudig, maar kent in de praktijk een aantal belangrijke aandachtspunten:
- Communiceer duidelijk met werknemers
Leg uit wat er verandert en per wanneer dit geldt. Leg wijzigingen schriftelijk vast. - Stem af met opdrachtgevers
Bespreek met opdrachtgevers welke reiskostenvergoeding zijn aan hun werknemers uitbetalen. - Let op de WKR
Als je meer vergoedt dan het onbelaste maximum en dit aanwijst als eindheffingsloon, gaat dit ten koste van je vrije ruimte. - Salarisadministratie en software
Controleer of je systemen goed zijn ingericht op het nieuwe tarief om fouten in de loonaangifte te voorkomen.
Conclusie
De verhoging van de onbelaste kilometervergoeding biedt kansen om werknemers beter te compenseren, maar vraagt om een zorgvuldige verwerking. Voor uitzendondernemers is daarnaast de afstemming met opdrachtgevers en het waarborgen van gelijkwaardige beloning essentieel. Door hier tijdig aandacht aan te besteden, voorkom je fiscale risico’s en discussies in de keten.
Als je naar aanleiding van bovenstaande informatie nog vragen hebt, neem dan contact met ons op!
