Zorgplicht bij registratie arbeidsmigranten in BRP
Het kabinet is voornemens om de zorgplicht voor uitleners bij de registratie van arbeidsmigranten per januari 2027 aan te scherpen. Uitleners krijgen een nadrukkelijkere rol in het correct registreren van arbeidsmigranten in de Basisregistratie Personen (BRP). Dit betekent dat je als uitzendondernemer niet alleen faciliteert, maar ook actief moet controleren of registratie plaatsvindt en juist is uitgevoerd. Dit brengt extra verantwoordelijkheden én risico’s met zich mee.
Wat verandert er voor jou als uitzendondernemer?
Als uitlener heb je al een belangrijke rol bij het inzetten van arbeidsmigranten. De overheid legt die rol nu explicieter vast wanneer het gaat om de registratie in de BRP. Arbeidsmigranten die langer dan vier maanden in Nederland verblijven, moeten zich inschrijven bij de gemeente. Voor kort verblijf is registratie in de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) verplicht.
Nieuw is dat van jou verwacht wordt dat je hier actief op toeziet. Je kunt dus niet meer volstaan met alleen informeren of doorverwijzen. Je krijgt een zekere zorgplicht om te controleren of de registratie daadwerkelijk en correct heeft plaatsgevonden.
Wat houdt die zorgplicht concreet in?
De zorgplicht betekent dat je als uitzendorganisatie redelijke maatregelen moet nemen om te waarborgen dat de arbeidsmigrant goed geregistreerd is. Denk hierbij aan:
- Het tijdig informeren van de werknemer over de registratieplicht
- Het faciliteren van afspraken bij de gemeente
- Het controleren van bewijs van inschrijving
- Het signaleren en corrigeren van onjuistheden
Het is geen resultaatsverplichting (je bent niet altijd eindverantwoordelijk voor de registratie zelf), maar wel een inspanningsverplichting. Je moet kunnen aantonen dat je er alles aan hebt gedaan om correcte registratie mogelijk te maken.
Waarom is dit belangrijk?
De overheid wil beter zicht op arbeidsmigranten, onder meer om misstanden tegen te gaan en publieke voorzieningen beter af te stemmen. Onjuiste of ontbrekende registratie kan leiden tot problemen rondom:
- Belastingheffing
- Zorgverzekeringen
- Huisvesting
- Sociale zekerheid
Als uitlener speel jij een sleutelrol in deze keten. Door de zorgplicht bij jou neer te leggen, wil de overheid de naleving verbeteren.
Welke risico’s loop je bij niet-naleving?
Als je je zorgplicht niet voldoende invult, loop je risico op handhaving. Gemeenten en inspectiediensten kunnen controleren of je als uitlener je rol serieus neemt. Mogelijke gevolgen zijn:
- Boetes
- Reputatieschade
- Problemen bij vergunningen of certificeringen (zeker na invoering van de WTTA)
Daarnaast kan het ook civielrechtelijke risico’s met zich meebrengen, bijvoorbeeld als blijkt dat een werknemer schade lijdt door gebrekkige registratie en jij daarin tekort bent geschoten.
Wat kun je doen om compliant te zijn?
Het is verstandig om je processen hierop aan te passen. Enkele praktische suggesties:
- Leg procedures vast: Zorg dat duidelijk is wie binnen je organisatie verantwoordelijk is voor de registratiebegeleiding.
- Documenteer alles goed: Bewaar bewijs van communicatie, afspraken en inschrijvingen.
- Werk samen met gemeenten: Bouw contacten op om registratie soepel te laten verlopen.
- Train je recruiters: Zij zijn vaak het eerste aanspreekpunt voor arbeidsmigranten.
- Controleer periodiek: Voer steekproeven uit om te zien of alles nog volgens de regels verloopt.
Door deze maatregelen te nemen, kun je aantonen dat je je zorgplicht serieus neemt en verklein je de risico’s.
De aangescherpte zorgplicht betekent dus dat je als uitzendondernemer een actievere rol moet pakken in de registratie van arbeidsmigranten. Door hier nu al op in te spelen, voorkom je problemen en laat je zien dat je als organisatie professioneel en compliant werkt.
Als je naar aanleiding van bovenstaande informatie nog vragen hebt, neem dan contact met ons op!
