De 5 meest gemaakte fouten in salarisadministratie (én hoe je ze voorkomt)
Een fout in salarisadministratie is zo gemaakt en kan grote gevolgen hebben. Denk aan boetes van de Belastingdienst, ontevreden medewerkers doordat hun loonstrook niet klopt, of een verstoorde vertrouwensband wanneer je structureel geen loonstrook controleren uitvoert. Bovendien kan een chaotische loonadministratie leiden tot interne onrust en onnodige kosten. In dit artikel bespreken we de vijf meest voorkomende valkuilen én geven we praktische tips om ze te voorkomen. Daarnaast lees je waarom salarisadministratie uitbesteden aan Florys een slimme zet is.
1. Verkeerde cao- of loonafspraken toepassen
Een klassieke fout in salarisadministratie ontstaat wanneer de verkeerde cao of loonafspraken worden gehanteerd, bijvoorbeeld bij een onjuist uurloon of het niet doorvoeren van periodieke verhogingen.
Zo voorkom je deze fout
- Houd cao-wijzigingen en loonafspraken nauwgezet bij.
- Overweeg salarisadministratie uitbesteden, zodat je loonadministratie altijd up-to-date is.
Salarisadministratie uitbesteden?
Neem contact op met onze specialisten voor meer informatie.
2. Verkeerde of vergeten vergoedingen en inhoudingen
Vergoedingen voor reiskosten, thuiswerken of onkosten worden nog wel eens vergeten. Ook foutieve inhoudingen (pensioenpremie, loonheffing) komen vaak voor, wederom dus een dure fout in salarisadministratie.
Zo voorkom je deze fout
- Automatiseer zoveel mogelijk met salarissystemen.
- Hanteer het 4-ogen principe ter controle.
- Zet meldingen in je salarispakket zodat je geen mutaties mist in de loonadministratie.
3. Niet op tijd aanleveren bij de Belastingdienst of pensioenfonds
Te laat of foutief aanleveren van loonaangiftes of pensioenafdrachten leidt tot boetes en naheffingen. Dit is een vermijdbare fout in salarisadministratie.
Zo voorkom je deze fout
- Stel herinneringen of automatische meldingen in voor deadlines.
- Gebruik software die ontbrekende gegevens in je loonadministratie signaleert.
- Maak iemand binnen de organisatie eindverantwoordelijk voor het controleren van de loonstrook controleren en de loonaangifte.
- Heb je onvoldoende capaciteit? Kies voor salarisadministratie uitbesteden aan een specialist.
Salarisadministratie uitbesteden?
Neem contact op met onze specialisten voor meer informatie.
4. Loonstroken niet correct of te laat versturen
Medewerkers hebben recht op een duidelijke en correcte loonstrook. Een incomplete of te late verzending schaadt het vertrouwen en een vergeten loonstrook controleren betekent meestal extra herstelwerk.
Zo voorkom je deze fout
- Zorg dat de loonstrook-PDF’s automatisch worden verzonden na de verwerking.
- Automatiseer zoveel mogelijk met salarissystemen.
- Hanteer het 4-ogen principe ter controle.
5. Onvoldoende kennis van wet- en regelgeving
De regels rond salarisverwerking veranderen voortdurend. Denk aan minimumloon, verlofregelingen of belastingtarieven. Wie dit niet bijhoudt, loopt structureel risico op een kostbare fout in salarisadministratie.
Zo voorkom je deze fout
- Volg vakmedia, webinars en trainingen voor salarisprofessionals.
- Gebruik salarispakketten die automatisch wetswijzigingen of CAO-wijzigingen verwerken.
- Overweeg salarisadministratie uitbesteden of laat periodiek een externe audit uitvoeren op je loonadministratie.
Waarom salarisadministratie uitbesteden aan Florys?
Wil je risico’s minimaliseren én tijd vrijmaken voor je core-business? Dan is salarisadministratie uitbesteden aan Florys een slimme stap. Florys beschikt over gespecialiseerde salarisexperts, werkt met slimme software die realtime cao- en fiscale updates doorvoert en biedt een digitaal portaal waarin je elke loonstrook razendsnel terugvindt. Zo wordt een grondige loonstrook controleren een fluitje van een cent en verklein je het risico op een dure fout in je salarisadministratie drastisch. Daarnaast ontvang je pro-actief advies, waardoor je loonadministratie altijd voldoet aan de nieuwste wet- en regelgeving.
Conclusie
Of je nu zelf de loonadministratie doorvoert of kiest voor salarisadministratie uitbesteden, gestructureerde processen, actuele kennis en een betrouwbare toolset zijn essentieel. Door elke loonstrook te controleren, deadlines te bewaken en veranderingen in wet- en regelgeving bij te houden, voorkom je vrijwel elke fout in je salarisadministratie. Wil je absolute zekerheid? Neem dan vrijblijvend contact op met Florys en ontdek hoe zij jouw loonadministratie foutloos en efficiënt kunnen verzorgen.
Meer weten over correcte salarisadministratie of hulp nodig?
Neem contact op met onze specialisten, wij zorgen dat je salarisadministratie klopt tot op de komma.
