Marieke Jansen

Afdelingsplanner / Boekhoudkundig Medewerker

Papieren facturatie is niet meer van deze tijd. Toch zijn de administratieve processen bij veel organisaties nog niet geautomatiseerd. Te vaak worden facturen nog geprint, per post verstuurd en vervolgens door de ontvanger handmatig overgetikt. Dit is een tijdrovende werkwijze en wanneer er fouten worden gemaakt, levert dit veel vertraging en problemen op. Bij fouten kunt u denken aan het verkeerd overnemen van bedragen, rekeningnummers, ordernummers of factuurnummers. Door het elektronisch versturen van facturen kunnen kosten en arbeidskracht worden bespaard.

Wat is e-facturatie?

E-factureren gaat een stap verder dan het versturen van een factuur per e-mail. Een e-factuur is namelijk een gestructureerd digitaal bestand dat u elektronisch aanlevert. Doordat het bestand gestructureerd is, kan het vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. De factuur wordt dan automatisch ingelezen. De handmatige verwerking van facturen is hierdoor niet meer nodig.

Wat zijn de voordelen?

Gebruikmaken van e-facturatie brengt tal van voordelen met zich mee. Door de automatische verwerking, bespaart u veel tijd en is het proces minder foutgevoelig. Bovendien blijft een grote papierstroom achterwege, wat veel print- en portokosten scheelt. Natuurlijk is gebruikmaken van e-facturatie uiteindelijk ook beter voor het milieu, aangezien het papierverbruik en de uitstoot van CO2 zal verminderen. Een ander belangrijk voordeel is de veiligheid. De informatie in een e-factuur, zoals het KvK- en btw-nummer, wordt namelijk automatisch geverifieerd. Spookfacturen lijken daardoor verleden tijd.

Versturen van e-facturen

Per 1 januari 2017 is het voor leveranciers van de overheid verplicht om e-facturen te versturen. De e-facturen moeten voldoen aan een Europese standaard. Het meest gebruikte formaat is UBL (Universal Business Language). Een UBL-factuur is opgebouwd met de programmeertaal XML, welke wordt gebruikt voor het opslaan van gestructureerde gegevens. Dit zorgt ervoor dat het automatisch inlezen van de gegevens mogelijk is. Veel online boekhoudpakketten zijn al ingericht op het versturen en ontvangen van e-facturen.

Wilt u meer weten over hoe u e-facturatie kunt toepassen in uw organisatie? Neem dan gerust contact op met een van de adviseurs van Florys Financieel & Fiscaal. Wij denken graag met u mee!