Bedrijfsprocessen optimaliseren, hoe begin je?

Tijdens je dagelijkse werkzaamheden ontstaat een terugkerend gevoel! Kunnen bedrijfsprocessen niet efficienter of geautomatiseerd ingericht worden? Wanneer je dit deelt met directe collega's merk je vaak dat zij tegen dezelfde dingen aanlopen. Echter kom je er achter dat niet iedereen direct mee te krijgen is wanneer je processen wilt veranderen. Om bedrijfsprocessen te optimaliseren is draagvlak de sleutel tot succes.

Waar begin je bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen?

Bedrijfsprocessen optimaliseren is een proces van zien, bewustwording (draagvlak creëren), uitvoering en monitoren. Graag laat ik je zien hoe we dit binnen onze organisatie gerealiseerd hebben.

1.Constateren van kansen

Op de eerste plaats is constatering van de behoefte om bedrijfsprocessen te optimaliseren belangrijk. Denk daarom regelmatig hoe zaken beter kunnen of hoe je tijd kunt besparen met minder administratieve handelingen!

Bij één van de klanten van Florys, een uitzendbureau, ging bijvoorbeeld veel tijd verloren aan het opmaken van cv’s en zoeken naar kandidaten en vacatures. Gepaard met de groeiende omvang van deze organisatie groeide ook de ambitie om te vernieuwen en innoveren. Het werd tijd om over te stappen naar een écht recruitmentsysteem

2.Op de agenda krijgen

De volgende stap is om het op de strategische agenda te krijgen. Dit doe je door draagvlak te creëren bij de gebruikers van het toekomstige systeem.

Bij het eerder genoemde uitzendbureau ging dat eigenlijk heel goed doordat medewerkers zelf een grote behoefte hadden om hun resultaten te verbeteren. Veel recruiters hadden hun klanten, kandidaten en taken alleen in het hoofd zitten, wat enorm belastend is en zorgt voor een relatief hoge mentale belasting. 

Door regelmatig verbetersessies te plannen met diverse medewerkers kun je mensen overtuigen van de 'problemen' waar ze nu overheen kijken. Neem de medewerkers mee in het traject van zien en bewustwording.

3.Succesvolle uitvoering

Om bedrijfsprocessen te optimaliseren heb je naast draagvlak onder de medewerkers ook een nauwe samenwerking nodig met alle betrokken externe partners. Dit verhoogt de kans op een soepele en succesvolle realisatie. Het is dan ook belangrijk om alle verschillende leveranciers mee te nemen bij aanstaande verandering.

Om dit goed te laten verlopen kun je het beste een interne stuurgroep in het leven roepen. Deze stuurgroep zorgt voor de implementatie van het nieuwe systeen bij zowel interne als externe betrokkenen. Hierin zit bijvoorbeeld ook een externe IT-partij, die waardevol en onafhankelijk advies kan geven.

Zo breng je alle betrokken leveranciers bij elkaar om mee te denken over hoe deze implementatie succesvol gerealiseerd kan worden. Wederom het terugkerende thema: draagvlak creëren. Laat intern en extern dus regelmatig communiceren over de voortgang van het project. Bijvoorbeeld via fysieke meetings of via online vergaderingen.

4.Monitoren en vooruit kijken

Bij de eerder genoemde klant van Florys zorgde de verandering richting digitale transformatie voor positieve effecten binnen de hele organisatie. De recruiters houden meer tijd over doordat de administratieve belasting lager is geworden. De omzet groeit. En dankzij verschillende integraties kunnen zij nog betere managementrapportages genereren.

En dan moet je verder. Je hebt een basis gecreëerd maar de organisatie is nooit klaar met innoveren. Blijf daarom altijd zoeken naar nieuwe puzzelstukjes die bij kunnen dragen aan het verbeteren van de dienstverlening.

Waarom Florys je kan helpen bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen?

Bij Florys helpen we ondernemers met verschillende vraagstukken op het gebied van bedrijfsprocessen. Inmiddels hebben wij voor hete vuren gestaan en ondernemers weer terug in het zadel gebracht. Onze eigen ervaringen en kennis gebruiken we om onze klanten goed te kunnen adviseren. Spreken we jou binnenkort? Neem dan contact op met Florys!


Advies hoe we jouw bedrijfsprocessen kunnen verbeteren?

Tjeerd staat voor je klaar!

Alles op een rij