Hans Bossenbroek

Communicatiemedewerker

Eigenlijk hoeft het geen betoog meer: het belang van digitaal werken is alleen maar toegenomen. Tim Groenendijk, IT-manager bij Florys weet er alles van. “Hoe meer er digitaal wordt gewerkt, hoe minder afhankelijk je bent van kantoor.”

Het is onderhand een herinnering uit een ander tijdperk. Kasten vol met mappen en orders. Toch zijn er nog steeds bedrijven die niet (volledig) gedigitaliseerd zijn. Uit recent onderzoek van het CBS blijkt dat één op de drie bedrijven vrijwel zijn gedigitaliseerd. 36 procent van de bedrijven geeft aan dat ze nog geen digitale bedrijfsvoering hebben. Vooral kleinere bedrijven blijken nog niet digitaal te werken.

“Digitaal werken is eigenlijk niets anders dan werk op ieder moment, op iedere plek met altijd beschikking over de juiste, actuele informatie”, zegt Tim. “Maar het is meer. Als je digitaal werkt maak je ook gebruik van digitale apparatuur en data bij monitoren, uitvoeren en begeleiden van taken en processen binnen je onderneming.”

Kantoor

In deze tijd is het sowieso belangrijk, stelt hij. “Hoe meer er digitaal wordt gewerkt, hoe minder je afhankelijk bent van kantoor. In de huidige crisis is de stap naar thuiswerken of video vergaderen dan ook sneller gemaakt. Je hoeft zo immers niet bij klantendossiers die opgeslagen liggen in kasten.”

Er zitten in ieder geval aardig wat voordelen aan, zegt de IT-specialist. “Zo kan je altijd en overal bij je informatie en is het makkelijk te delen met anderen. Verder kan je privacygevoelige informatie digitaal beter beschermen dan analoog. Een ander voordeel is dat je data makkelijker kan koppelen en analyseren, waardoor je bedrijfsdoelen kan meten of inzichtelijker maken. Bovendien: het spaart ook nog eens het milieu. Als je digitaal vergadert scheelt dat weer een autoritje.”

Overigens zitten er ook wel enkele nadelen aan, erkent Tim. “De cybercriminaliteit stijgt helaas en als je niet uitkijkt ben je helemaal afhankelijk van internet. Als je alleen maar digitaal werkt en vergadert wordt het ook erg onpersoonlijk.”

Meerwaarde

Maar wat moet je doen als je jouw bedrijfsprocessen wil optimaliseren en digitaliseren? “Begin met het in kaart brengen van je huidige processen”, zegt Tim. “Kies één proces en breng deze in hoofdlijnen in kaart. Stel, je wilt de facturen digitaal gaan versturen. Betrek je medewerkers erbij en vraag hen welke acties met wie ze uitvoeren. Maak dan een procesbeschrijving en verwerk deze visueel. Zo kan je goed zien waar je kan optimaliseren of digitaliseren.”

Het is dan ook zeker belangrijk om je medewerkers mee te krijgen. “Laat zien welke meerwaarde het voor hen heeft en geef zelf het goede voorbeeld.”

Maar het belangrijkste advies van Tim als het over digitaal werken gaat? “Begin vandaag en denk niet te moeilijk. Stop ook niet met het verbeteren en digitaliseren van bedrijfsprocessen. Maak daar een doorlopend proces van.”

Samengevat: Hoe geef je digitaal werken vorm?

  1. Breng in kaart hoe er nu gewerkt wordt en wat nog niet digitaal is.
  2. Kies een digitaal platform om vanaf te werken.
  3. Richt je digitale klanten dossier/archief in. Kies een mappenstructuur en maak afspraken over de naamgeving van je documenten. Controleer dit ook regelmatig en houd je data accuraat.
  4. Promoot digitale post uitgaand en inkomend.
  5. Notuleer digitaal, dat kan al met bijvoorbeeld Microsoft Onenote. Je kan hier ook je aantekeningen in kwijt.
  6. Print niet, maar denk in digitale mogelijkheden.
  7. Geef zelf het goede voorbeeld en deel je kennis met elkaar.

Heb je behoefte aan advies bij het digitaal werken in jouw organisatie? Neem dan contact op met Tim van Florys!